Reisekosten in der Steuererklärung
Außendienstmitarbeiter, Verkaufsleiter, Service-Techniker, leitende Angestellte und Manager unternehmen im Auftrag des Unternehmens viele Dienstreisen, sei es um Aufträge zu akquirieren, die vertragsgemäßen Leistungen beim Kunden zu erbringen oder an Schulungen, Seminaren und Konferenzen teilzunehmen.
Was sind Reisekosten?
Nicht immer werden die Reisekosten und andere betriebsbedingte Ausgaben für die Dienstreise dem Außendienstmitarbeiter oder dem leitenden Angestellten ersetzt. Dann können diese Reisekosten als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Als Reisekosten zählen die Fahrtkosten, der Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Die Unternehmen haben gewöhnlich eine Regelung zur Übernahme und Erstattung von Reisekosten.
Die tatsächlichen Ausgaben für die Verpflegung auf Dienstreisen sind nicht abzugsfähig. Für die Dienstreise kann der Arbeitnehmer die Pauschale „Verpflegungsmehraufwand“ in seiner Steuererklärung anführen. Wenn der Arbeitgeber die Ausgaben für einzelne Mahlzeiten erstattet, wird die Verpflegungspauschale anteilig gekürzt. Meistens werden über die Hotelrechnung die Frühstückskosten ausgewiesen und vom Arbeitgeber erstattet. Dann wird die Verpflegungspauschale um 20 % bzw. aktuell 4,80 [Stand 2019) gekürzt. Für Dienstreisen ins Ausland gelten unterschiedlichen Verpflegungspauschalen. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht regelmäßig die aktuell gültigen Beträge für die unterschiedlichen Länder: Link
Für die Geltendmachung der Fahrtkosten gibt es verschiedene Berechnungsmöglichkeiten, abhängig davon, wie viele Dienstreisen Sie unternahmen, ob die Dienstreise mit dem Firmenwagen oder mit dem eigenen Privatauto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchgeführt wurde.
Reisekosten bei Vorhandensein mehrerer Arbeitsstätten
Unübersichtlich wird es, wenn im Laufe des Tages an mehreren Orten der beruflichen Tätigkeit nachgegangen wird. Dann werden die Fahrtkosten in steuerlicher Hinsicht unterschiedlich behandelt. Die erste Arbeitsstätte wird mit der Entfernungspauschale angesetzt. Die Fahrt zu den anderen Arbeitsstätten wird als Dienstreise angesehen. In diesem Falle schlägt jeder gefahrene Kilometer pauschal zu Buche oder die tatsächlichen Kosten werden veranschlagt. Zusätzlich kann man noch die Verpflegungspauschale ansetzen, wenn man mehr als 8 Stunden unterwegs war.
Parkquittungen, Autobahnvignetten, Mautgebühren, Telefongebühren sind Reisenebenkosten.
Für vielreisende Manager, leitende Angestellte und Außendienstmitarbeiter ergeben sich erhebliche Steuersparpotenziale, indem die Regelungen zu Reisekosten im Steuerrecht konsequent im Sinne des Arbeitnehmers angewendet werden. Wir beraten und unterstützen Sie bei der Dokumentation der Dienstreisen, bei der Aufstellung sämtlicher Reisekosten sowie bei der Geltendmachung der doppelten Haushaltsführung.
Dienstreise mit Ehepartner oder mit anschließendem Urlaub
Leitende Angestellte, Manager und Außendienstmitarbeiter bemühen sich, den anspruchsvollen Beruf und das Familienleben unter einen Hut zu bekommen. So ist es nicht ungewöhnlich, dass der Ehepartner ihn auf der Reise begleitet oder dass sich unmittelbar an die Dienstreise ein gemeinsamer Urlaub am gleichen Ort anschließt. Deshalb wird die steuerliche Anerkennung der Dienstreise nicht gefährdet. Die eindeutige Zuordnung der Reisekosten für Dienstreise und Urlaubsreise bereitet in den meisten Fällen keine Schwierigkeit. Die Fahrtkosten für An- und Abreise müssen nicht aufgeteilt, so lange die Reise primär beruflich veranlasst war. Der Arbeitgeber muss im Zweifelsfalle die betriebliche Veranlassung nachweisen, weshalb er auf eine hinreichende Dokumentation in der Reisekostenabrechnung und Lohnbuchhaltung achten muss.
Der Arbeitgeber kann die Mehrausgaben für den mitreisenden Ehepartner nicht steuerfrei erstatten. Der Auslagenersatz für den Ehepartner ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Ersparen Sie Ihrem Chef und der Lohnbuchhaltung unnötige Arbeiten und Schwierigkeiten, in dem Sie sich auf der Dienstreise immer getrennte Quittungen ausstellen lassen. Es ist steuerlich unschädlich, dass das Hotel eine Firmenrechnung über ein Einzelzimmer ausstellt und die Mehrkosten für das Doppelzimmer sowie das zweite Frühstück auf einer weiteren Rechnung ausweist.
Vielreisende Angestellte und Manager nehmen oft an einem Kundenbindungsprogramm teil, wo sie zum Beispiel Bonusmeilen sammeln. Die im Rahmen des Kundenbindungsprogrammes erzielten Prämienansprüche und angesammelten Bonusmeilen gehören dem Arbeitgeber. Nimmt der Arbeitnehmer die Vergünstigungen außerhalb des Dienstverhältnisses, zum Beispiel Bonusmeilen für die Mitnahme des Ehepartners, in Anspruch, dann werden die erhaltenen Vergünstigungen als steuerpflichtiger Arbeitslohn bewertet.
Unser Leistungsangebot zu Reisekosten in der Steuererklärung – Ihre Vorteile:
- Beratung zu Dienstreisen – Dokumentation, Belege, Berechnung
- Berechnung der Verpflegungspauschale für die Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten
- Ermittlung der Fahrtkosten
- Beratung zur doppelten Haushaltsführung